Excelデータの準備とAccessでのインポート

Accessのテーブルが作成され、リレーションシップが設定されると
いよいよデータを入力することになります。
テーブルから一レコードずつ入力することも出来ますが、
今回は、すでにExcelでデータが準備されており、それをAccessに移行するイメージで進めていきます。

Excelデータの準備

Accessには他のAccessデータベースから取り込んだり、オンラインのデータサービスから取り込んだりと
データ取り込みの方法がいくつか用意されています。

ここでは、Excelのデータを取り込む方法を紹介します。

AccessはExcelと同じMicrosoftのOfficeシリーズですので、Excelファイルを直接取り込むこともできますが、
場合によっては読み込みエラーが起こることがあります。


そのような場合、確実に取り込むために、少し手間ですが、いったんExcelからCSV形式でデータを書き出して、
そのデータを取り込むようにします。

1. エクセルの元データを開き、Accessのフィールドと同じ順にしたシートを作成する。
   この時に、テーブル名と同じシート名にしておくと間違いにくい。
2. 全てのテーブルに分類できたら、元のデータを保存しておく。
3. 書き出ししたいシートを表示し、[名前をつけて保存]を選ぶ。
   
   書き出し先は分かり易いように、予めデスクトップ上に任意のフォルダを作って、そこに保存すると紛れにくい。
4. 書き出しの際、[名前をつけて保存]のウィンドウで、[ファイル名]をシートと同じ名前にする。
   [ファイルの種類]を必ず[CSV（コンマ区切り）]を選択する。
   （紛らわしい[CSV UTF-8（コンマ区切り）という選択肢もあるので注意）
   
5. 保存の時に、「複数のシートを保存できない」旨の警告が出るが、[OK]を押す。
   
6. 3～5を、テーブルの数だけ繰り返す。
7. 最後に、Excelを閉じる時には[保存しない]を選択すること。
   （他のシートがなくなってしまう、）

Accessでのデータインポート

1. データを取り込む際は、全てのオブジェクトを閉じておく。
2. Accessでデータをインポートするには、[外部データ]＞[新しいデータソース]＞[ファイルから]＞[テキストファイル]を選択する。
   
3. [外部データの取り込み]のウィンドウが表示されたら、[ファイル名]の右にある[参照]ボタンを押して、
   取り込むCSVファイルを選択する。
   下に3つ並んでいるラジオボックスは、真ん中の[レコードのコピーを次のテーブルに追加する]を選び、
   リストボックスから対応するテーブル名を選択する.
   
4. [参照整合性]にチェックを入れている場合、取り込む順番は、必ず[リレーションテーブル]の末端側から取り込む.
   （参照整合性エラーが発生するため）
   
5. [テキスト インポート ウィザード]が表示されるので、内容が間違っていないか、文字化けがないか確認し[次へ]を押す。
   
6. [フィールド区切り記号]は[コンマ]が選択されていることを確認し、
   [先頭行をフィールド名として使う]にチェックを入れる。
   データの区切りが間違っていないか確認し[次へ]を押す。データの区切りが間違っていないか確認し[次へ]を押す。
   
7. [インポート先のテーブル]が間違っていないか確認し[完了]ボタンを押す。
   
8. このあと、操作を保存するかのダイヤログが表示されるが、保存しなくても良い。
   
9. 2～8をテーブルの数だけ繰り返す。
10. テーブルを開き、正常にデータが読み込まれているか確認する。
11. [参照整合性]のため、インポートの順番を間違えるとエラーメッセージが表示される。